Regler och beräkning av traktamente

När kan traktamente utbetalas?

Traktamente är en schablonmässig ersättning som arbetsgivare kan ge anställda som kompensation för ökade levnadsomkostnader i samband med tjänsteresa. Anställda förutsätts nämligen ha högre omkostnader för mat, dryck och andra mindre utgifter när de reser, jämfört med vistelse på ordinarie hemort.

Skatteverket bestämmer varje år schablonmässiga ersättningsnivåer som arbetsgivaren kan betala ut skattefritt när anställda reser. Ifall arbetsgivaren väljer att betala ut större belopp än det skattefria traktamentet, blir den överskjutande delen skattepliktig och behandlas på samma sätt som lön.

Betalning av traktamente sker under förutsättning att:

1. Den anställde är på tjänsteresa, dvs. att resan har samband med affärsverksamheten.
2. Det förekommer minst en övernattning under resan, definierat som en resa vilken spänner över kl. 00:00-06:00 (vare sig man sovit eller inte).
3. Resan har pågått utanför ordinarie verksamhetsort, definierat som en plats vilken ligger minst 50 km från arbetstagarens tjänsteställe eller bostad.

Under förutsättning att samtliga krav är uppfyllda, bestäms det skattefria traktamentet utifrån följande ekvation:

Traktamente = [Schablonersättning för antalet dagar på resa i Sverige/utomlands] — [måltidsavdrag]

• Beräkningen tar utgång i Skatteverkets schablonbelopp för traktamente. För resdagar i Sverige kallas dessa schabloner för maxbelopp. För resdagar utomlands kallas de normalbelopp och varierar beroende på besökt land.
• Max- och normalbeloppen kan vara hela eller halveras beroende på hur länge resan pågått under avrese- respektive hemkomstdagen. För dagar däremellan är beloppen hela.
• För resor i Sverige görs måltidsreduktionen på maxbeloppet för en dag enligt fasta belopp för frukost, lunch och middag. För resor i utlandet görs avdragen som en procentandel av normalbeloppet.

Beräkna traktamente i Sverige (bortsett måltidsavdrag)

Avresedagen

Resan påbörjas när den anställde lämnar kontoret eller bostaden. Ifall resan börjar innan kl. 12:00 räknas avresedagen som en heldag. När resan börjar kl. 12:00 eller senare blir det istället en halvdag.

Dagar mellan avrese- och hemkomstdagen

Bortsett avrese- och hemkomstdagen räknas resdagar däremellan som heldagar.

Hemkomstdagen

Resan avslutas när den anställde kommer tillbaka till kontoret eller bostaden. När resan avslutas efter kl. 19:00 räknas hemkomstdagen som en heldag. Kl. 19:00 eller tidigare ger halvdag.

Beräkna traktamente för utlandet

Traktamentesbeloppen uppdateras varje år av Skatteverket. Gå till Skatteverkets hemsida för att se respektive års traktamentesbelopp.

Avresedagen

På samma sätt som vid resor i Sverige räknas resor som påbörjas innan kl. 12:00 som heldagar och resor som påbörjas därefter som halvdagar.

Ifall resan går till ett annat land utbetalas traktamente för det land som den anställde uppehållit sig längst tid i under dagen. Var resan pågått längst tid avgörs utifrån hur många timmar som spenderats i respektive land mellan kl. 06:00 till 00:00, bortsett tid på transportmedel i internationell trafik såsom flyg eller båt. Om längst tid spenderats i Sverige gäller alltså det svenska maximibeloppet och i annat fall det utländska normalbeloppet.

Den anställde anses lämna landet när flyget avgår eller båten lämnar hamn. Ankomst sker när transportmedlet anländer till slutdestinationen. Resor genom flera länder räknas alltså som transport i internationell trafik. För resor mellan olika tidzoner avgörs vistelsetiden utifrån lokal tid på respektive ort.

Dagar mellan avrese- och hemkomstdagen

Dagar som löper mellan avresa och hemkomst är heldagar. Om hela dagen spenderats i ett särskilt land ska normalbeloppet för det landet utbetalas.

Om en fortsättningsresa sker till ytterligare land utbetalas normalbeloppet för det land som den anställde vistats längst tid i enligt samma logik som vid beräkningen som görs för avresedagen. Dvs. var resenären uppehållit sig längst tid mellan 06:00 till 00:00, bortsett vistelse i internationell trafik.

Den som spenderar en hel dag, dvs. mellan 06:00-00:00, i internationell trafik medges traktamente för svenskt maximibelopp.

Hemkomstdagen

På samma sätt som vid resor i Sverige räknas resor som avslutas innan kl. 19:00 som heldagar och resor som avslutas innan dess som halvdagar.

Ifall resan under hemkomstdagen pågått längst tid utomlands görs utbetalningen utifrån det utländska normalbeloppet och i annat fall utifrån det svenska maximibeloppet.

Ankomst till Sverige sker när flyget landat eller båten anlänt. Resan avslutas när den anställde återvänt till kontoret eller bostaden.

Måltidsavdrag på traktamente

Traktamentet är till för att täcka den anställdes ytterligare omkostnader under resan, däribland ökade utgifter för måltider. Ifall den anställde får sina måltider betalda ska traktamentet därför i många fall reduceras. Dessutom kan måltiderna ibland förmånsbeskattas, dvs. behandlas som vanlig löneutbetalning. Traktamentet ska minskas och förmånsbeskattas enligt följande:

Kostförmånen värderas till 88 kr för lunch och 44 kr för frukost.

Avdrag på traktamentet för kost i Sverige

För resor som pågått i Sverige har Skatteverket uppskattat värdet av frukost, lunch och middag. Ifall en eller flera av dessa måltider kvalificerar för avdrag på traktamentet sker det enligt följande:

Avdrag på traktamentet för kost i utlandet

Istället för fasta värden på måltiderna, som är fallet för traktamente i Sverige, görs måltidsavdragen som en procentandel av normalbeloppen för varje land:

På Skatteverkets hemsida finns ytterligare information om traktamente: Gå till Skatteverkets tabell